Comment tenir sa comptabilité en micro-entreprise

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La comptabilité d’un auto-entrepreneur présente un avantage de taille : elle est simple. Très simple. Mais ce n’est pas une raison pour la négliger. Vous vous devez d’être rigoureux dans ce domaine, et pas seulement pour votre tranquillité d’esprit (et celle de votre trésorerie).

Les chiffres comptables fournis par l’auto-entrepreneur sont les données sur lesquelles l’administration s’appuie pour vous connaître. Si vous vous trompez, si vous rendez des comptes erronés, les impôts, l’URSSAF et les autres organismes se tromperont aussi sur vous. Ce qui ne jouera pas en votre faveur.

Quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez nettement moins de livres comptables à tenir que pour n’importe quelle autre forme d’entreprise. Ce qui ne signifie pas que vous devez complètement les ignorer et négliger votre comptabilité auto-entrepreneur.

Votre première obligation, c’est de posséder un compte bancaire complètement dédié à votre activité. Attention, il ne s’agit pas obligatoirement d’un compte professionnel. Selon la législation, un compte personnel peut suffire. Ce qui importe, c’est que les entrées et sorties sur ce compte soien uniquement réservées à votre activité (y compris votre rémunération).

Et vous devez aussi tenir compte de ces mouvements d’argent. Principalement les entrées, d’ailleurs, car les frais ne sont pas déductibles en auto-entreprises. Et c’est là que s’intègre votre deuxième obligation.

Cette deuxième obligation, c’est la tenue d’un livre des recettes (qui centralise donc toutes les informations liées à l’argent qui arrive sur votre compte. Nous détaillerons ce livre plus loin).

La troisième est de présenter des factures complètes à vos clients.

Comment tenir son livre des recettes ?

Le livre des recettes est LE document comptable qui vous sera essentiel en cas de vérification ou de contrôle. Il doit présenter toutes les rentrées d’argent que vous encaissez, et ce, dans le détail. C’est ainsi que vous devrez indiquer :

  • le montant précis ;
  • la manière dont il a été encaissé (espèces, chèque, virement) ;
  • la date où il est intégré sur votre compte ;
  • le nom du client qui vous a réglé ;
  • la facture concernée (numérotée, et présentant le détail des prestations ou des produits vendus).

Appuyez-vous sur vos relevés bancaires pour remplir votre livre des recettes : c’est un outil pratique et fiable pour rester à jour.

Ce livre des recettes ne peut pas être modifié. Vous pouvez le tenir en format papier, ou en format numérique (via un logiciel comptable, en ligne ou non), du moment qu’il reste infalsifiable. Vous devrez aussi le conserver pendant dix ans.

Votre livre des recettes vous servira aussi à établir vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de chiffre d’affaires. N’oubliez pas : vous déclarez uniquement l’argent perçu. Ce qui vous permet de ne pas payer de cotisations sur des sommes que vous n’avez pas gagnées.

Si votre activité concerne la vente de produits, vous devrez également tenir un registre des achats, qui vous permettra de tenir compte de vos dépenses. Sur le modèle du registre des dépenses, ce livre devra indiquer les montants payés, les dates et modes de règlements et les références des pièces justificatives (comme les factures).

Quelles mentions sont obligatoires sur les factures de la comptabilité d’un auto-entrepreneur ?

En tant que professionnel, vous devez être à même de présenter des factures à chacun de vos clients.

Certaines mentions sont obligatoires sur ces factures :

  • votre numéro de Siren ;
  • les termes qui indiquent que vous n’êtes pas assujetti à la TVA « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
  • vos coordonnées ;
  • le détail de la prestation ou du produit vendu ;
  • le nom du client.

Vous serez attentif à conserver ces factures pendant dix ans (cela peut être sous format dématérialisé, du moment que vous en prévoyez une copie de sauvegarde).