L’entreprise est une entité vivante régie par des règles de fonctionnement. Tout au long de sa durée de vie, l’une des tâches les plus fréquentes consiste à établir des factures récurrentes. C’est en effet le moyen approprié pour entrer en possession de la juste rémunération des prestations offertes ou des biens vendus. En tant qu’auto entrepreneur, il convient de faire sa facture en bonne et due forme.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document qui retrace de façon détaillée les prestations de service réalisées en faveur d’un client. Pour une activité commerciale, il s’agit des marchandises ou produits vendus. Elle est appelée note d’honoraires lorsque la profession exercée est libérale. Une facture peut également être électronique. On y retrouve les quantités, natures et prix des services ou produits.
Pourquoi émettre une facture ?
Détenir une microentreprise implique la tenue d’une comptabilité sérieuse. Son système de facturation est au cœur de ses activités, c’est pour cette raison que les états doivent être tenus avec soin et sérieux. Lesdits documents comptent énormément dans l’instauration d’un environnement de confiance entre le prestataire de services et son client, une société et les agents d’impôts.
Quelle est l’importance d’une facture ?
La facture est censée remplir plusieurs conditions pour assurer son intérêt légal et son rôle dans les échanges entre l’entreprise et ses partenaires. Elle joue quatre fonctions essentielles : commerciale, juridique, comptable et fiscale. Imprimée en deux copies pour les deux parties en relation, la facture a pour but de confirmer une transaction et d’en laisser des traces.
Quels sont les types de factures existants ?
Le statut d’auto entrepreneur exige une parfaite connaissance des modes de facturation. En effet, cette note peut porter différents noms suivant les circonstances dans lesquelles elle est employée. En comptabilité, il existe plusieurs types de factures :
- La facture pro forma : lorsqu’elle est provisoire et établie pour informer du coût de la prestation demandée
- La facture d’acompte : elle sert à percevoir une partie du paiement total (paiement anticipé) avant de réaliser la prestation souhaitée
- La facture de situation : son rôle est d’étaler un paiement à court, moyen ou long terme
- La facture d’annulation ou de modification : elle fait suite à une erreur de facturation ou une demande de remboursement
- La facture de régularisation : elle sert à régulariser la dette d’un client auprès de son fournisseur
- La facture acquittée ou de clôture : elle peut mettre fin à un contrat entre un prestataire et son client pour marquer la fin d’une période de consommation
- La facture classique : elle correspond à celle de la définition
Quelles conditions pour réaliser une facture ?
L’établissement d’une facture est indispensable dans le cadre de prestations entre professionnels. Cette obligation n’est pas toujours réciproque lorsque la transaction concerne un professionnel et un particulier. Elle doit néanmoins être respectée si le client en fait la demande.
Des logiciels de facturation gratuits ou payants sont proposés sur le marché afin de gagner du temps. Ils permettent essentiellement de faciliter votre gestion commerciale. Certains programmes de ce type proposent aussi un registre des achats. Des plateformes spécialisées ou logiciels de facture sont disponibles en ligne en guise d’aide et d’accompagnement aux micros entrepreneurs.
Comment faire une facture ?
L’auto entrepreneur peut se faire aider par un logiciel de comptabilité pour mieux suivre son entreprise. Un modèle de facture Excel peut très bien faciliter le travail. Il est possible de dénicher sur Internet un modèle de devis ou facture Word adapté à votre type d’entreprise et modifiable à volonté. Utiliser un logiciel pour créer des factures ne nécessite que quelques notions de base.
Mentions obligatoires
Selon le modèle de facture à réaliser, plusieurs mentions sont obligatoires et doivent être renseignées par le micro entrepreneur. Les informations générales sont relatives :
- Au nom et l’adresse du promoteur
- Au numéro de SIREN ou numéro d’immatriculation
- À la date d’émission
- À la numérotation des factures
- À l’identité du client
- Au numéro intracommunautaire
- À la désignation des différents services ou produits avec leur décompte
- Au montant de la TVA (si nécessaire)
- À la date d’échéance ou de livraison selon le cas
- Au montant de la facture
- Aux moyens de paiement
Aux réductions ou remises s’il y a lieu.
Mentions supplémentaires (pour les professionnels)
Les factures entre partenaires professionnels comportent des informations supplémentaires.
- Le délai de paiement
- Les taux de pénalités en cas de retard
- Les conditions d’escompte commercial
- Les indemnités pour recouvrement
Mentions spéciales
Quelques mentions particulières seront indiquées pour les membres d’une association agréée par exemple. Les CGA et AGA ont pour objectif d’assister et de prévenir les problèmes fiscaux des micros sociétés. Une franchise en base de Taxe sur la Valeur Ajoutée devra également figurer sur la facture si elle est accordée.
Les assurances professionnelles obligatoires (garantie décennale) sont censées figurer sur une facture si le promoteur y a souscrit. Elles seront accompagnées des coordonnées de la société d’assurance et de la garantie obtenue. Compte tenu du type de facture, d’autres informations pourraient être nécessaires.
